Una de las características que se le exige al gerente en el siglo XXI es la de ser todoterreno, lo que implica procesar múltiples tareas al mismo tiempo. A esto se lo conoce como “multitasking”. El ritmo frenético que imprime el rigor de un día de trabajo, colmado de citas, comités, videoconferencias, más atender el correo electrónico y analizar mucha información lleva irremediablemente a cuestionar cuál debe ser el método más efectivo por utilizar.

La creencia de que uno puede abordar múltiples temas al mismo tiempo y que así se potencia la productividad es equivocada. Es más, el ejecutivo se distrae y deja de hacer tareas que requieren mayor concentración y análisis, que son las que generan mayor valor. Al sentirse requerido en todo momento, el ejecutivo se siente importante y al responder comunicaciones de inmediato, se siente eficiente. Sin embargo, hay que reconocer que el “multitasking” afecta seriamente la productividad. La raíz del problema es que el cerebro está diseñado para funcionar mejor cuando se concentra en una tarea a la vez.

Un estudio realizado por la consultora McKinsey da cuenta de que quienes trabajaron en paralelo tardaron más de 30% en completar las tareas, cometiendo el doble de errores que los que trabajaron en forma secuencial.

Otro mito es que mientras más se expone el individuo a mayor cantidad de información, se vuelve más creativo, sin embargo parece ser todo lo contrario.

La doctora Amabile, del Harvard Business School, evaluó a 9.000 personas trabajando en proyectos de innovación y encontró que hubo mayor creatividad en aquellos que se concentraron en una actividad a la vez. Ya en 1967 Peter Drucker había advertido sobre la importancia de que los ejecutivos organizaran sus agendas en bloques de actividades y reservasen tiempo para reflexionar. Drucker sugirió la necesidad de focalizar y filtrar la actividad gerencial.

Claro está, que hoy en día, con el desarrollo de las telecomunicaciones y la tecnología al servicio de la empresa, lograr la disciplina requerida para administrar la labor del gerente se complica exponencialmente. La clave, sin embargo, será el tomar conciencia del daño que produce el “multitasking” como respuesta a la inundación de información a la que inexorablemente está sometido el líder hoy.

 Fuente: EL COMERCIO sábado 16 de abril del 2011 (Perú)