El creer que es posible hacer todo a tiempo, si tan sólo uno aplica el sistema correcto, procesando una lista ordenada de temas a tratar o resolver, que es abordada en forma consistente y disciplinada, constituye uno de los mitos más destructivos que existe en la gerencia y representa un grave error. 

Se viven tiempos donde la información fluye de forma desordenada y continua, y los distintos dispositivos de conectividad hacen que el ejecutivo esté expuesto permanentemente a perturbaciones que le obliga a tomar acción en una dirección u otra, lo que generalmente trae como consecuencia una pérdida de enfoque.  Más complicado aún es asumir que el contestar cada requerimiento en tiempo real, tratando de resolver las demandas en el orden que estas fluyen, es sinónimo de ser eficiente, efectivo  y “todo terreno”.

La mejor acción para gestionar adecuadamente el tiempo de un ejecutivo y de su grupo de colaboradores, es decidir qué actividades o requerimientos habrá que ignorar o colocar en un segundo plano y cuáles acometer y en qué orden.

Muchas veces se piensa que la gerencia del tiempo cae más en el campo de cómo el individuo funciona dentro de la organización y, no se le trata como una prioridad estratégica de la firma, que al descuidar el manejo adecuado de este concepto, se expone a perder alineamiento y efectividad.

Una encuesta realizada por la consultora McKinsey a 1.500 ejecutivos a nivel global, encontró que sólo el 9% se consideraba muy satisfecho con la forma en que gerenciaba su tiempo. Menos de la mitad algo satisfechos y un tercio muy insatisfechos. Peor aún, apenas un 52% indicó que la manera como administraba su tiempo estaba alineada con las prioridades estratégicas de la empresa. Estos resultados indican que la gerencia del tiempo no es sólo un tema de individuos, sino que afecta severamente el funcionamiento de las compañías.

El mito de que el recurso “Tiempo” es infinito se vuelve más doloroso para las organizaciones cuando en ellas proliferan grandes “iniciativas estratégicas” y “proyectos especiales” tan en voga estos días, que sus ejecutivos deben atender por sobre su rutina diaria.

Son muy pocas las organizaciones que tratan al “Tiempo” como un recurso escaso. Al igual que el capital del que disponen las empresas es limitado y por ello encargan a sus mejores colaboradores a determinar dónde y cómo invertirlo, de igual manera, hay que tratar las horas hombre con las que dispone la firma como el recurso más valioso.  El presidente norteamericano Dwight Eisenhower creó una matriz para diferenciar lo urgente de lo importante que le permitió categorizar sus acciones en cuatro rubros. Si se trataba de un tema importante más no urgente, él determinaba cuándo le era conveniente actuar. Si el asunto era urgente e importante, lo abordaba de inmediato. Si el requerimiento no era importante ni urgente, lo relegaba y si el problema era urgente pero no importante, lo delegaba a un colaborador.

Invertir en metodología y tecnología para gerenciar el tiempo es vital, para así lograr el enfoque necesario y el alineamiento estratégico tan exigido hoy en día,  debido al entorno altamente competitivo y complejo en el que se desenvuelven las empresas.